Política de Tratamiento de Datos Personales
OVAQUA es una marca de INVERSIONES ROMAN'S S.A.S. — En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes de la República de Colombia.
La presente Política establece los términos, condiciones y finalidades bajo los cuales INVERSIONES ROMAN'S S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula, suprime y, en general, trata los datos personales de los usuarios de OVAQUA, su aplicación móvil y sitio web para la gestión de cultivos acuícolas (en adelante, "la Aplicación").
1. Identificación del Responsable del Tratamiento
Razón social: INVERSIONES ROMAN'S S.A.S.
NIT: 901.247.114-0
Marca comercial: OVAQUA
Correo de contacto y atención al titular: soporte@ovaqua.com
Sitio web: ovaqua.com
Domicilio: Carrera 101 B # 17-70, Oficina 301, Cali, Valle del Cauca, Colombia
INVERSIONES ROMAN'S S.A.S. es la sociedad titular de la marca OVAQUA y actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través de la Aplicación. Cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con datos personales debe dirigirse al correo indicado.
2. Marco Legal
Esta Política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia (derecho de habeas data), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen.
3. Alcance: a quiénes aplica
Esta Política aplica a todas las personas cuyos datos se traten a través de la Aplicación, en particular:
- Dueños o administradores de granja: quienes crean la cuenta, registran su granja y contratan un plan.
- Operarios: personas a las que el dueño da acceso a la Aplicación para registrar labores diarias.
- Visitantes del sitio web: quienes usan herramientas públicas como la calculadora de proyecto, que no requieren registro.
4. Datos que se recolectan
4.1 Datos de identificación y contacto
- Nombre y apellidos.
- Correo electrónico.
- Número de teléfono celular.
- Contraseña, almacenada siempre de forma cifrada (nunca en texto legible, ni siquiera para nosotros).
- Rol dentro de la granja (dueño u operario).
4.2 Datos de la actividad productiva
- Nombre de la granja y datos que el usuario ingresa sobre ella, como altitud o municipio de referencia.
- Estanques: dimensiones, sistema de cultivo y estado.
- Ciclos de cultivo: siembras, biometrías, mortalidades y cosechas.
- Registros diarios: alimentación, mediciones de calidad del agua, aplicaciones de insumos y preparación de fermento.
- Inventario de insumos, compras y movimientos.
- Información económica de la operación: costos, precios de venta y liquidaciones.
4.3 Datos de la suscripción
- Plan contratado, estado y fecha de vencimiento.
- Referencia, valor y estado de los pagos realizados.
La Aplicación no almacena datos de tarjetas de crédito o débito. El pago se procesa directamente en la plataforma de la pasarela de pagos, que actúa como responsable de esa información.
4.4 Datos técnicos
- Identificador del dispositivo, únicamente para mantener la sesión iniciada y sincronizar la información registrada sin señal.
- Registros de acceso y de errores, con fines de seguridad y soporte.
4.5 Datos que NO se recolectan
- No se recolectan fotografías ni imágenes de ningún tipo.
- No se recolecta la ubicación GPS del dispositivo. Los datos de ubicación de la granja son únicamente los que el propio usuario escribe.
- No se recolectan datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 (salud, origen étnico, convicciones políticas o religiosas, datos biométricos, orientación sexual u otros).
- No se accede a contactos, micrófono, cámara ni archivos del dispositivo.
- No se venden ni ceden datos personales a terceros con fines publicitarios.
Si en el futuro se requiere tratar datos sensibles, se solicitará autorización previa, expresa e informada, advirtiendo al titular que no está obligado a otorgarla.
5. Datos de terceros registrados por el usuario
Cuando un dueño de granja registra a un operario, está suministrando datos personales de otra persona. Al hacerlo, el dueño declara que:
- Cuenta con la autorización de esa persona para entregar sus datos y para que sean tratados conforme a esta Política.
- Le ha informado sobre la existencia de esta Política y sobre cómo ejercer sus derechos.
El operario conserva íntegramente sus derechos como titular y puede ejercerlos directamente ante INVERSIONES ROMAN'S S.A.S. escribiendo a soporte@ovaqua.com.
6. Finalidades del Tratamiento
- Permitir el registro, la autenticación y el acceso a la Aplicación.
- Prestar los servicios de gestión, cálculo y seguimiento de la producción acuícola.
- Calcular raciones de alimento, alertas de calidad del agua y recomendaciones de manejo.
- Generar reportes, fichas de trazabilidad y liquidaciones de la actividad del usuario.
- Enviar avisos y recordatorios propios del servicio, así como comunicaciones operativas por correo electrónico.
- Gestionar el cobro de los planes de suscripción y las gestiones administrativas y contables asociadas.
- Atender consultas, solicitudes, reclamos y requerimientos de soporte.
- Mantener la seguridad de la Aplicación, prevenir fraudes y detectar usos indebidos.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias aplicables.
7. Autorización del Titular
Al crear su cuenta, el usuario manifiesta de manera libre, previa, expresa e informada su autorización para el tratamiento de sus datos conforme a esta Política, marcando la casilla dispuesta para tal efecto. Sin dicha autorización no es posible completar el registro ni usar la Aplicación, por ser el tratamiento indispensable para prestar el servicio.
8. Encargados del Tratamiento y transferencia internacional
Para prestar el servicio, INVERSIONES ROMAN'S S.A.S. se apoya en proveedores de tecnología que actúan como Encargados del Tratamiento, únicamente conforme a nuestras instrucciones y a las finalidades aquí descritas:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Supabase | Base de datos, autenticación y almacenamiento de la información de la granja | Estados Unidos |
| Wompi (Bancolombia) | Procesamiento de pagos de las suscripciones | Colombia |
| Resend | Envío de correos electrónicos del servicio | Estados Unidos |
| Expo / Google Play | Distribución y actualización de la aplicación móvil | Estados Unidos |
| Hostinger | Alojamiento del sitio web | Internacional |
Algunos de estos proveedores almacenan información en servidores ubicados fuera de Colombia. Al aceptar esta Política, el titular autoriza expresamente la transferencia y transmisión internacional de sus datos a dichos países, con el único fin de prestar el servicio. INVERSIONES ROMAN'S S.A.S. exige a sus proveedores estándares de seguridad adecuados y la obligación de tratar los datos conforme a esta Política.
Los datos personales también pueden ser suministrados a autoridades administrativas o judiciales cuando exista un requerimiento legal que así lo exija.
9. Información almacenada en el dispositivo
Para que la Aplicación funcione sin señal de internet —una necesidad real en el campo colombiano—, una copia de la información de la granja se guarda localmente en el teléfono del usuario y se sincroniza cuando hay conexión. Esa copia se elimina al cerrar sesión o al eliminarse la cuenta.
El sitio web utiliza almacenamiento local del navegador únicamente para mantener la sesión iniciada. No se usan cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.
10. Conservación de los datos
- Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y mientras sean necesarios para las finalidades descritas.
- Cuando el titular solicita la eliminación de su cuenta, sus datos personales y operativos se eliminan en el plazo indicado en el numeral 11.
- Los soportes de pago se conservan de forma anonimizada —sin datos que identifiquen a la persona— por el término que exigen las normas contables y tributarias colombianas, en cumplimiento de una obligación legal.
11. Eliminación de la cuenta y de los datos
El usuario puede solicitar la eliminación de su cuenta y de sus datos por dos vías:
- Desde la aplicación: Mi cuenta → Configuración → Eliminar mi cuenta.
- Desde el sitio web: ovaqua.com → Configuración de cuenta → Solicitar la eliminación de mi cuenta.
También puede solicitarla escribiendo a soporte@ovaqua.com.
Qué ocurre al solicitarla:
- La solicitud queda registrada y se informa al titular la fecha exacta en que se hará efectiva.
- Durante quince (15) días calendario el titular puede cancelar la solicitud y conservar su cuenta. Ese plazo existe para proteger al usuario frente a una eliminación por error, pues la acción es irreversible.
- Cumplido el plazo, se eliminan de forma permanente los datos de la granja (estanques, ciclos, registros de alimentación, mediciones, biometrías, inventario y fermento) y las credenciales de acceso.
- Los datos de identificación del usuario se anonimizan de manera irreversible.
- Se conservan únicamente los soportes de pago anonimizados, por la obligación legal descrita en el numeral 10.
- Cuando el dueño de una granja elimina su cuenta, los operarios vinculados pierden el acceso y son notificados por correo electrónico.
12. Derechos del Titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
La revocatoria o supresión procederá siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.
13. Procedimiento para ejercer los derechos
El titular puede ejercer sus derechos escribiendo a soporte@ovaqua.com, indicando:
- Nombre completo y datos de contacto.
- Descripción clara de la consulta o el reclamo.
- Documentos de soporte, si aplican.
Plazos de respuesta: las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles más. Los reclamos se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, informando siempre al titular los motivos de la prórroga.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta del titular, se entenderá desistido el reclamo.
14. Seguridad de la información
INVERSIONES ROMAN'S S.A.S. adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre otras:
- Toda la comunicación entre la Aplicación y los servidores viaja cifrada (HTTPS/TLS).
- Las contraseñas se almacenan cifradas mediante funciones criptográficas de un solo sentido; nadie, ni siquiera nuestro equipo, puede leerlas.
- Cada granja está aislada a nivel de base de datos: un usuario solo puede acceder a la información de su propia granja.
- El acceso a la información está restringido según el rol del usuario dentro de la granja.
Ningún sistema es completamente infalible; sin embargo, mantenemos revisiones periódicas de seguridad y actualizamos nuestras medidas de forma continua.
15. Menores de edad
La Aplicación está dirigida a personas mayores de edad que desarrollan actividades productivas acuícolas. No está diseñada ni destinada a menores de dieciocho (18) años, y no se recolectan datos de menores de forma consciente. Si se detecta que se han registrado datos de un menor sin la autorización de sus representantes legales, se procederá a su eliminación.
16. Cambios a esta Política
INVERSIONES ROMAN'S S.A.S. puede modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales se informarán a través de la Aplicación o a los medios de contacto registrados, con una antelación razonable a su entrada en vigencia. La versión vigente estará siempre publicada en ovaqua.com.
17. Vigencia
Esta Política rige desde el 3 de agosto de 2026 y permanece vigente mientras INVERSIONES ROMAN'S S.A.S. desarrolle su objeto social. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables.
18. Contacto
INVERSIONES ROMAN'S S.A.S. — NIT 901.247.114-0
Marca OVAQUA
Correo: soporte@ovaqua.com
Dirección: Carrera 101 B # 17-70, Oficina 301, Cali, Valle del Cauca, Colombia
Sitio web: ovaqua.com